Organiseren en taken verdelen bij PPS-projecten

Een PPS-team is een gezamenlijk multidisciplinair team.

Aan opdrachtgeverskant acteren vertegenwoordigers van de opdrachtgever en gebruikers.
Bij marktpartijen acteren vertegenwoordigers van de verschillende disciplines en eventuele externe partijen.

Bij de verdeling van taken moet je uitgangspunten hanteren. Aan opdrachtgeverskant bijvoorbeeld dat de gebruiker verantwoordelijk is voor (de omschrijving van) de facilitaire diensten en gebruikersonderhoud en de opdrachtgever voor de huisvesting en het eigenaarsonderhoud. Marktpartijen kunnen ieders expertise en capaciteit optimaal benutten en op basis daarvan de taken verdelen.

Voor het maken van integrale afwegingen aan opdrachtgeverskant spelen de belangen van opdrachtgever en gebruiker natuurlijk een rol. Maar ook technische, financiële, organisatorische en juridische aspecten zijn van belang. En vergeet vooral niet de kennishouders van de exploitatie. Zij kunnen in een vroeg stadium een belangrijke bijdrage leveren bij het functioneel specificeren, het monitoringsysteem en de beheerorganisatie.

Er is dus veel specialistische kennis nodig, die goed moeten worden aangestuurd: wie doet wat, wie krijgt welke informatie, overlegstructuren etcetera. Het is dan ook een belangrijke taak van de procesmanager c.q. tendermanager om de verschillende teams aan te sturen. De procesmanager bij de opdrachtgever doet dit al in een vroege pre-aanbestedingsfase. De tendermanager bij marktpartijen sluit aan bij aanbesteding.

De procesmanager en tendermanager zorgen allebei voor de coördinatie van het aanbestedingsproces, de voorbereiding van de besluitvorming en de toetsing en uitvoering in de realisatiefase. De contractmanager van de opdrachtgever heeft in de exploitatie/beheerfase richting marktpartij een controlerende, contract toepassende rol en heeft intern een regisserende rol. Heb je als opdrachtgever geen contractmanager dan gaat je dat in elk geval geld kosten, is de ervaring in Engeland (Amyas Morse, 2010). De exploitatiemanager van de marktpartij coördineert in deze fase de uitvoering van het contract en wordt aangestuurd door de projectdirecteur.

Bij een PPS-project is projectondersteuning noodzakelijk. In elk geval een secretariaat, maar ook voor communicatie en de financiële administratie is ondersteuning nodig.